Codice Etico

Codice Etico

1. PRINCIPI FONDAMENTALI E ADOZIONE DEL CODICE ETICO

Global Pharmacies Partner S.r.l. e le società controllate (di seguito anche il “Gruppo”, ovvero “GPP”), attivo nella distribuzione di prodotti farmaceutici, cosmetici e integratori alimentari sull’intero territorio nazionale e nella consulenza strategica per il settore farmaceutico.
Tutte le attività del Gruppo vengono svolte nell’osservanza delle leggi nazionali di riferimento, in un quadro di concorrenza leale, con onestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto dei legittimi clienti, dipendenti, partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui opera.
Il presente Codice Etico costituisce un documento ufficiale condiviso in tutte le società appartenenti al Gruppo.
I principi etici contenuti nel presente Codice si applicano, senza riguardo all’ubicazione e senza distinzioni di sorta, a ciascuna società del Gruppo.
Il Codice Etico raccoglie tutti i principi e le regole comportamentali cui sono soggetti coloro che operano nel contesto aziendale del Gruppo: i soci, gli amministratori, i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori esterni (consulenti, agenti, prestatori di servizi) sia della capogruppo che delle altre società.
GPP intende, tramite l’adozione, l’applicazione, la condivisione del presente documento, definire ed esplicare i valori che informano l’attività degli amministratori, dei dirigenti, dei dipendenti, dei collaboratori esterni e di quanti abbiano rapporti con essa, nonché indicare ai propri collaboratori i principi di comportamento, valori e responsabilità di cui si richiede il puntuale rispetto nell’espletamento della propria attività.
In particolare, GPP:
a) attua con trasparenza i modelli di comportamento ispirati all’autonomia, all’integrità morale e al rigore professionale e sviluppa azioni coerenti;
b) osserva la normativa vigente a livello comunitario, nazionale e regionale;
c) si conforma ai principi contenuti nel presente Codice Etico.
L’osservanza del presente Codice Etico è dunque di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione del Gruppo.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio del Gruppo può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con questi principi ovvero con le procedure che disciplinano le attività aziendali.
A tutti e in particolare agli amministratori compete il compito di promuovere i valori e i principi del Codice facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e l’esterno, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di Gruppo pur nell’autonomia operativa delle singole società.
Ogni dipendente del Gruppo deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, deve conoscere le leggi e i comportamenti da attuare per il rispetto delle stesse ed è tenuto a contribuire attivamente all’attuazione del Codice.
La violazione delle norme del presente Codice, considerata di particolare gravità, lede anche il rapporto di fiducia instaurato con il Gruppo e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno.
GPP si impegna a rispettare le leggi, i regolamenti e in generale le normative vigenti in Italia e nei Paesi Comunitari con cui ha relazioni, nonché normativi e principi etici e deontologici delle associazioni di categoria.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse del Gruppo può giustificare una condotta non onesta e non conforma alla vigente normativa e al presente Codice.
Al principio di correttezza è subordinato il perseguimento del profitto societario.
Gli amministratori e il personale devono comunque agire correttamente allo scopo di evitare situazioni di conflitto di interessi, intendendosi per esse quelle situazioni in cui il perseguimento del proprio interesse è in contrasto con quello degli interessi stessi del Gruppo.
In particolare è richiesto un comportamento di autonomia e indipendenza verso istituzioni pubbliche, soggetti privati, associazioni economiche, forze politiche fornendo informazioni corrette per la definizione della configurazione giuridica e dell’attività amministrativa di GPP.

Imparzialità
GPP condanna ogni principio di discriminazione basato su sesso, nazionalità, convinzioni religiose, personali e politiche età, salute, condizioni economiche di personale e interlocutori, ivi compresi i fornitori.
Onestà
Gli amministratori e il personale, nonché i terzi debbono avere la precisa consapevolezza del significato etico e deontologico delle proprie azioni e non possono perseguire l’utile personale o aziendale in violazione delle norme vigenti.
Integrità
GPP condanna e non consente alcuna azione di violenza o minaccia, anche psicologica, finalizzata all’ottenimento di comportamenti contrari alla normativa vigente.
Trasparenza
Le informazioni diffuse all’interno e all’esterno di GPP devono avere carattere di veridicità e completezza; le operazioni/transazioni devono essere legittimate, autorizzate, coerenti, congrue, documentate, registrate e verificabili; devono avere una registrazione adeguata e consentire la verifica del processo di decisione autorizzazione e attuazione.
Ogni operazione deve esser corredata da adeguato supporto documentale per procedere ad eventuali controlli di correttezza, di responsabilità, di autorizzazione dell’esecutore. I destinatari e i soggetti che acquistano beni o servizi per conto di GPP devono agire nel rispetto de principi di correttezza, economicità, qualità, liceità e operare con la diligenza del buon padre di famiglia.
Allo scopo di garantire il rispetto di tali principi etici i criteri per la scelta dei fornitori sono oggettivi, trasparenti e condivisi: nel rispetto delle leggi vigenti e delle procedure adottate la scelta viene compiuta sulla base di valutazioni oggettive relative a competitività, qualità di prestazioni e servizi, condizioni economiche proposte, garanzie fornite e rispetto della normativa e possesso delle autorizzazioni.
Efficienza
L’efficienza della gestione è perseguita attraverso il contributo professionale e organizzativo che ciascuna risorsa impegnata assicura nel rispetto dei principi di professionalità, trasparenza, correttezza e onestà.
GPP si impegna inoltre a salvaguardare e custodire le risorse e i beni aziendali, a gestire il proprio patrimonio i propri capitolati adottando le cautele necessarie a garantire il pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, ad assicurare un dialogo con le altre società del Gruppo nel rispetto della loro autonomia.
Concorrenza leale
Il libero mercato impone una situazione di concorrenza con gli altri operatori del settore che tuttavia deve essere costantemente ispirata a principi di correttezza, lealtà competizione e trasparenza.
E’ contrario alla politica del Gruppo e alle legge porre in essere accordi, intese, scambi di informazioni, discussioni, promozioni, condizioni di vendita, mercati costi di produzione che abbiano per scopo quello di restringere o falsare il libero gioco della concorrenza.
È parimenti vietata ogni forma di accordo, diretto o indiretto, che venga realizzato o posto in essere con concorrenti al fine di modificare o turbare l’andamento di pubbliche gare di fornitura, procedure pubbliche di acquisto o altri procedimenti inerenti all’acquisto di beni o servizi da parte di pubbliche amministrazioni.
GPP si impegna altresì a non danneggiare indebitamente l’immagine delle aziende concorrenti o dei loro prodotti.

2. REGOLE DI COMPORTAMENTO

Per i componenti degli organi sociali
Gli organi sociali di GPP, nella consapevolezza delle loro responsabilità, oltre che al rispetto della legge, della normativa vigente e dello statuto, sono tenuti all’osservanza delle previsioni del presente Codice Etico, informando la propria attività volta al perseguimento del profitto e della crescita di GPP a valori di onestà, integrità, lealtà, correttezza, rispetto delle persone e delle regole, collaborazione con gli altri vertici della struttura.
Ai componenti degli organi sociali delle società del Gruppo è richiesto:

di tenere un comportamento ispirato ad autonomia, indipendenza e correttezza con le istituzioni pubbliche, i soggetti privati, le associazioni economiche, le forze politiche, nonché con ogni altro operatore nazionale ed internazionale;
di tenere un comportamento ispirato ad integrità, lealtà e senso di responsabilità nei confronti di GPP;
di garantire una partecipazione assidua ed informata alle adunanze ed alle attività degli organi sociali;
di assicurare la condivisione della mission aziendale e l’esercizio dello spirito critico, al fine di garantire un contributo personale significativo nella consapevolezza del ruolo rivestito;
di valutare le situazioni di conflitto d’interesse o di incompatibilità di funzioni, incarichi o posizioni all’esterno e all’interno di GPP, astenendosi dal compiere atti in situazioni di conflitto di interessi nell’ambito della propria attività;
di fare un uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza per ragioni d’ufficio, evitando di avvalersi della loro posizione per ottenere vantaggi personali, sia diretti che indiretti. Ogni attività di comunicazione verso l’esterno deve rispettare le leggi e le pratiche di condotta e deve essere atta a salvaguardare le informazioni sensibili e di segreto industriale;
di rispettare, per quanto di propria competenza e nei limiti delle proprie responsabilità, le norme di comportamento dettate per il personale GPP di cui al successivo paragrafo.

È preciso compito degli organi sociali promuovere l’immagine ed il prestigio di GPP. Tale compito deve essere espletato assumendo come principale punto di riferimento il rispetto e la salvaguardia delle esigenze di cura dei pazienti, l’erogazione di prestazioni altamente specializzate, la messa in commercio di farmaci scientificamente all’avanguardia, obbiettivi attuati mediante l’ausilio di personale tecnicamente preparato e costantemente proteso al rispetto dei valori etici, così come codificati nel presente Codice.
Per il personale
Il personale deve uniformare la propria condotta, sia nei rapporti interni che esterni, alla normativa vigente, al Codice Deontologico di Farmindustria, nonché ai principi espressi nel presente Codice Etico, oltre che alle norme di comportamento di seguito indicate.
Il personale, complessivamente considerato, deve comunque:

astenersi dal porre in essere comportamenti contrari alle norme dettate dal Codice Etico;
evitare di porre in essere, originare o concorrere nella realizzazione di comportamenti idonei ad integrare fattispecie di reato;

Si ribadisce comunque che:

tutte le azioni e le operazioni ed in genere i comportamenti posti in essere dai dipendenti del Gruppo nello svolgimento dell’attività lavorativa debbono essere ispirati alla massima trasparenza, correttezza e legittimità;
tutte le attività debbono essere svolte con impegno e rigore professionale;
ciascun dipendente deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio ed il buon nome del Gruppo;
i rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli, debbono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.

Ogni dipendente del Gruppo ha comunque la responsabilità di acquisire la conoscenza delle leggi e dei regolamenti che riguardano i propri compiti.
Il personale è comunque obbligato a rispettare i principi e le norme di comportamento di seguito esplicate.
Corrisponde alla politica del Gruppo diffondere a tutti i livelli non solo una cultura caratterizzata dall’esistenza e dall’importanza dei controlli, ma anche trasmettere una mentalità orientata all’esercizio dei medesimi.
Con il proprio sistema di controllo interno GPP intende perseguire gli obbiettivi generali di efficacia ed efficienza delle proprie operazioni, di salvaguardia dei beni e delle risorse aziendali, di osservanza delle leggi, dei regolamenti applicabili e delle procedure interne, nonché di affidabilità dei dati contabili e finanziari.
Ogni livello dell’organizzazione e ogni funzione aziendale ha, quindi, la precisa responsabilità di realizzare, mantenere e monitorare il corretto funzionamento e l’efficacia del sistema di controllo interno.
Per i terzi
Il presente Codice Etico si applica anche, oltre che agli organi sociali ed al personale, ai terzi. Si intendono per essi i soggetti esterni a GPP che operano, direttamente o indirettamente, per GPP (es. a titolo puramente esemplificativo agenti, collaboratori a qualsiasi titolo, consulenti, fornitori, partners commerciali).
I terzi, al pari degli altri soggetti, sono obbligati al rispetto delle disposizioni del Codice Etico ed in particolare ai principi etici di riferimento e alle norme di comportamento dettate per il personale, per quanto di propria competenza.
A tal fine, è previsto l’inserimento, nelle lettere di incarico e/o negli accordi negoziali, di apposite clausole differenziate a seconda che il soggetto terzo agisca in nome e/o per conto di GPP (procuratori, agenti, collaboratori, ecc.) rispetto alle ipotesi in cui il terzo non agisca in nome e/o per conto di GPP (ad es. fornitori di beni e/o servizi).

a) Risorse umane
Le risorse umane costituiscono il principale fattore per solo sviluppo aziendale. La gestione delle risorse fondato sul rispetto della personalità e professionali di ciascuna di esse nel quadro generale dell’attuale normativa.
GPP è consapevole che la professionalità e la dedizione dei propri collaboratori rappresentano fattori essenziali e determinanti per il perseguimento degli obiettivi del Gruppo.
Per tale ragione GPP tutela la crescita e lo sviluppo professionale funzionale all’accrescimento del patrimonio di conoscenze e competenze possedute nel rispetto della normativa vigente in materia di diritti della personalità individuale con particolare riguardo all’integrità morale e fisica del personale dipendente.
La selezione del personale è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati e delle loro competenze alla massima professionalità tecnica e alla massima tensione verso il rispetto di principi etici richiesti da GPP.
Il Gruppo si impegna a fare in modo che gli obiettivi annuali prefissati siano tali da non indurre comportamenti illeciti e siano invece focalizzati su un risultato possibile, specifico, concreto, misurabile e relazionato con il tempo previsto per il suo raggiungimento.

b) Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
GPP si prefigge il massimo impegno nel garantire la salute e la sicurezza dei luoghi di lavoro.
A tale scopo GPP adotta le misure idonee ad evitare i rischi legati allo svolgimento della propria attività d’impresa, a valutare i rischi eventualmente esistenti attivare le azioni volte a rimuoverli, contrastarli e prevenirli o gestirli.
GPP ha l’obbligo di individuare e adottare tutte le misure idonee per garantire sicurezza e salute dei lavoratori comprese le attività di prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione.
GPP promuove, inoltre, la cultura della prevenzione degli incidenti e della consapevolezza dei rischi tra i lavoratori attraverso uno specifico piano di informazione e formazione.
GPP autonomamente in ottemperanza alle disposizioni di legge, o su segnalazione di qualsiasi altra fonte, adotta tutte le misure necessarie ad assicurare e migliorare le condizioni dell’ambiente di lavoro anche e soprattutto con riferimento ai presidi di igiene e sicurezza, nonché le procedure volte a migliorare costantemente il clima aziendale.
GPP è impegnata a stimolare sempre il personale dipendente al rispetto sostanziale del vasto quadro legislativo codificato nel D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81.
I terzi che comunque entrano in contatto con il Gruppo devono collaborare al meglio delle proprie competenze e responsabilità al fine di promuovere comportamenti diretti a garantire la salute e sicurezza dei lavoratori.
Al fine di rispettare le prescrizioni di cui al D.lgs. 9 aprile 2008, n. 81, e successive modifiche ed integrazioni, il Gruppo effettua un monitoraggio costante dei propri impianti e dispositivi ovunque collocati operativi al di là degli obblighi di legge e della prevenzione di rischi imminenti per garantire il massimo della sicurezza e qualità dei propri servizi.
È nominato il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione dai rischi (di seguito anche “RSPP”), che collabora con il Datore di Lavoro, individuando i rischi connessi all’attività lavorativa e fornendogli le opportune indicazioni tecniche per eliminarli o, laddove ciò non sia possibile, ridurli al minimo. Il personale e i collaboratori del Gruppo assicurano la più ampia collaborazione nei confronti di GPP ovvero di chiunque svolga ispezioni e controlli per conto dell’INPS, dell’INAIL, del Ministero della Salute, del Lavoro e di qualunque altro settore della P.A. competente in materia.
È fatto obbligo a tutti i componenti del Gruppo di informare senza indugio il datore di lavoro, il dirigente o il preposto di anomalie e irregolarità riscontrate in materia di sicurezza ed igiene sul lavoro.
Relativamente all’ambiente, GPP è fortemente impegnata ad affrontare e gestire in modo strutturato, con politiche di medio periodo e programmi formalizzati, le istanze e le problematiche ambientali. In questo campo gli obiettivi sono, da un lato, il costante perfezionamento dei comportamenti e degli assets aziendali nell’ottica di una sempre maggiore conformità alla legislazione vigente e, dall’altro, la costruzione coordinata di un sistema di gestione e di un bilancio ambientale che evidenzi, sia le eccellenti performance attuali, sia gli ulteriori progressi che saranno conseguiti nel tempo. A tal fine GPP si è munita di certificazioni volontarie integrate tanto in tema di sicurezza sul lavoro, quanto in tema di ambiente.
Tutto il personale di GPP, nell’ambito delle proprie mansioni, partecipa al processo di
prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi.

c) Diligenza nell’utilizzo dei beni di GPP
Il personale deve proteggere e custodire i valori ed i beni del Gruppo ad esso affidati, e contribuire alla tutela del patrimonio del Gruppo in generale, evitando situazioni che possano incidere negativamente sull’integrità e sicurezza di tale patrimonio.
In ogni caso, il personale deve evitare di utilizzare a vantaggio personale, o comunque a fini impropri, risorse, beni o materiali del Gruppo.

d) Corretto uso dei sistemi informatici
GPP si prefigge l’obiettivo di utilizzare correttamente i servizi informatici e/o telematici, in conformità con la normativa vigente ed in modo da garantire l’integrità e la genuinità dei dati trattati (ed in particolare, in materia di illeciti informatici, sicurezza informatica, privacy e diritto d’autore), tutelando degli interessi di GPP e dei terzi, con particolare riferimento alle Autorità ed Istituzioni pubbliche.
GPP, a tale scopo, si impegna ad adottare tutte le misure idonee a garantire che l’accesso ai dati telematici ed informatici avvenga nel massimo rispetto delle normative vigenti e della privacy dei soggetti eventualmente coinvolti nonché in modo da assicurare la riservatezza delle informazioni e far sì che il loro trattamento avvenga a cura di soggetti a ciò espressamente autorizzati, così da impedire indebite intromissioni.
In particolare, GPP pone il divieto:

di introdursi abusivamente all’interno dei sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza;
di distruggere, deteriorare, cancellare o alterare informazioni, dati o programmi informatici altrui, dello Stato o di altro Ente pubblico;
di produrre documenti informatici apocrifi, sia privati che pubblici, aventi efficacia probatoria;
di installare apparecchiature volte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni relative ad un sistema informatico o telematico ovvero intercorrenti tra più sistemi;
di sottrarre, di riprodurre, di diffondere o di consegnare abusivamente codici, parole chiavi o altri mezzi idonei all’accesso ad un sistema informatico o telematico protetto da misure di sicurezza;
di caricare, sui sistemi aziendali, software presi a prestito o non autorizzati; di effettuare copie non autorizzate di programmi, concessi su licenza, per uso personale, aziendale o per terzi.

I computer e gli strumenti informatici messi a disposizione di GPP devono essere utilizzati unicamente per scopi aziendali; conseguentemente, GPP si riserva il diritto di verificare che il contenuto dei computer e il corretto utilizzo degli strumenti informatici rispettino le procedure aziendali.
Al personale, inoltre, è fatto divieto di inviare messaggi di posta elettronica minatori e ingiuriosi, nonché di ricorrere ad espressioni linguistiche non conformi allo stile di GPP, o comunque a un linguaggio non appropriato.

e) Tutela della proprietà intellettuale
GPP opera nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di tutela di marchi e brevetti e altri disegni distintivi nonché in materia di diritto d’autore, né permette l’utilizzo di prodotti con marchi o segni contraffatti o la fabbricazione e commercializzazione di prodotti brevettati da terzi senza l’approvazione e l’autorizzazione dei possessori di tali brevetti e senza averne i diritti.
GPP vieta a riproduzione di programmi e contenuti di banche dati nonché l’appropriazione e diffusione di opere protette.

f) Tutela della privacy
GPP tutela la privacy di amministratori e personale, nonché dei terzi nel rispetto della normativa vigente allo scopo di evitare la comunicazione e o la diffusione di dati persona in assenza del consenso dell’interessato.
L’acquisizione, la conservazione e il trattamento dei dati di cui il Gruppo dispone avviene nel rispetto dell’attuale normativa in materia, General Data Protection Regulation 2016/679.
Il personale deve trattare con assoluta riservatezza, anche in seguito alla cessazione del rapporto di lavoro, dati, notizie, e informazioni di cui viene in possesso. In particolare deve evitare la diffusione di tali notizie o l’utilizzo di esse a fini speculativi propri o di terzi.
Il personale deve altresì trattare con assoluta riservatezza le informazioni e i dati afferenti ai ruoli strategici, alle funzioni ed ai processi sensibili soprattutto allorquando si tratti di funzioni e processi esposti a qualunque forma di sollecitazione esterna.
Il personale deve trattare con assoluta riservatezza le informazioni afferenti i processi di acquisto di beni e servizi.
Ogni informazione, dato o documento di cui i dipendenti vengano a conoscenza durante la loro prestazione lavorativa è di proprietà esclusiva del Gruppo così, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ogni idea, formula, tecnica, invenzione, programma, business plan, marketing e sales plan e simili informazioni costituiscono informazioni confidenziali e di proprietà esclusiva del Gruppo. È pertanto fatto divieto di rivelare all’esterno simili informazioni senza espressa autorizzazione e di usarle per proprio personale vantaggio. Fermo restando il divieto di divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa o di farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio, tutti i dipendenti, i collaboratori, i consulenti, i volontari ed in generale tutte le persone autorizzate ad accedere ai dati personali e preposte allo svolgimento delle operazioni di trattamento relativa ai dati dovranno attenersi alle Istruzioni operative per gli Incaricati del trattamento dei dati personali di titolarità del gruppo GPP.
In particolare essi dovranno:

acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per le finalità direttamente riconducibili alla funzione svolta;
acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di specifiche procedure;
conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;
comunicare i dati stessi nell’ambito di procedure prefissate e/o su esplicita autorizzazione dei superiori;
assicurarsi che non sussistano vincoli assoluti o relativi alla possibile divulgazione delle informazioni riguardanti i terzi collegati al Gruppo da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, ottenere il loro consenso.

Le informazioni aventi carattere riservato possono essere rese note solo nei confronti dell’Autorità Giudiziaria.

g) Tutela ambientale
GPP riconosce alla salvaguardia dell’ambiente un’importanza fondamentale e pertanto, oltre ad attivare una serie di comportamenti in linea con la normativa vigente, mai ricercherà vantaggi da comportamenti correlati alla violazione di tale normativa.

h) Rapporti con istituzioni pubbliche ed enti locali
GPP persegue l’obiettivo della massima integrità e correttezza nei rapporti con le istituzioni pubbliche e in generale con al PA. al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti istituzionali.
Secondo quanto stabilito negli Standard di Condotta Aziendale e nella Politica Anticorruzione del Gruppo, nei rapporti con persone politicamente esposte gli amministratori e i dirigenti debbono tenere un comportamento ispirato alla massima correttezza e integrità evitando anche solo di dare l’impressione di voler influenzare impropriamente le decisioni o richiedere trattamenti di favore.
Sono proibiti pagamenti illeciti nei rapporti con le istituzioni, i pubblici ivi compresi i loro familiari, le persone strettamente legate ad essi.
Tuti i destinatari devono astenersi dall’effettuare corresponsioni di qualunque entità al fine di ottenere benefici illeciti nel rappresentare GPP dinnanzi alla PA.
GPP vieta espressamente pratiche di corruzione, favoritismi, comportamenti collusivi, sollecitazioni dirette e/o indirette anche attraverso promesse di vantaggi personali nei confronti di qualunque soggetto appartenente alla PA.
GPP vieta che vengano nominati rappresentanti presso la PA soggetti che siano in conflitto di interessi o abbiano rapporti familiari o legati a soggetti della PA.
I consulenti, procuratori o soggetti terzi che rappresentano GPP press la PA devono essere autorizzati ad avere tutte le qualifiche in base alla normativa vigente.

i) Rapporti internazionali
GPP si impegna a garantire che tutti i rapporti anche quelli di natura commerciali con soggetti operanti a livello internazionale avvengano nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

j) Terrorismo e organizzazioni criminali
GPP ripudia qualsiasi forma di terrorismo, non instaura alcun rapporto né di natura lavorativa né commerciale con soggetti coinvolti in fatti di terrorismo, siano essi persone fisiche, giuridiche e si impegna a non finanziare né agevolare, anche indirettamente, alcuna attività di tale genere.
GPP ripudia ogni forma di organizzazione criminale, in particolare di stampo mafioso. A tal fine si impegna a non instaurare alcun rapporto di lavoro e/o collaborazione commerciale con soggetti coinvolti anche indirettamente o legati da vincoli di parentela o affinità con esponenti di tali organizzazioni.
GPP non finanzia e non agevola alcuna organizzazione o attività di tale genere.

k) Rapporti con associazioni, organizzazioni sindacali e partiti politici
GPP si astiene da ogni finanziamento a partiti politici, movimenti, organizzazioni sindacali o dei loro rappresentanti o candidati.
Non finanzia associazioni, congressi o manifestazioni con finalità propagandistiche.
GPP può riconoscere eventualmente contributi a favore d soggetti con finalità orali, sociali, scientifiche o culturali.

l) Rapporti con i privati e ripudio della corruzione
GPP, vietando ogni forma di corruzione, ritiene che sia un valore fondamentale ed imprescindibile che i rapporti intercorrenti con i privati (fornitori, concorrenti, clienti, consulenti, partener commerciali ecc.) siano fondati sulla base della massima lealtà, integrità, correttezza e buona fede, conformemente a quanto sancito negli Standard di Condotta Aziendale e nella Politica Anticorruzione del Gruppo.
Il personale ha il divieto di compiere qualsiasi forma di istigazione, promessa, dazione, offerta, di denaro o altra utilità, diretta o indiretta, di qualsiasi genere ad un privato (fornitori, clienti, agenzie, partner commerciali, consulenti ecc.) finalizzati al compimento (o anche l’omissione) di un atto del proprio ufficio, in violazione dei propri obblighi professionali e di fedeltà, per ricevere un vantaggio di qualsiasi natura per GPP e/o per se stesso e/o per terzi; ciò prescinde dal fatto che l’atto venga poi compiuto.
Del pari, è vietato accettare denaro o altra utilità, sia economica che di qualsiasi altra natura, per GPP e/o per se stessi e/o terzi, qualora tale condotta sia volta ad influenzare il compimento di un atto del proprio ufficio.
E’ possibile elargire/accettare regali di modico valore, purché nel rispetto delle procedure aziendali e laddove la condotta non sia finalizzata ad influenzare il ricevente.

m) Rapporti con clienti e fornitori
Il personale deve improntare i rapporti con i clienti (es. farmacisti, operatori sanitari, grossisti, enti ed istituzioni sanitarie) ed i fornitori alla massima correttezza e trasparenza nel rispetto delle leggi e delle norme vigenti e del presente Codice Etico, nonché delle procedure interne con particolare riferimento a quelle relative ai rapporti con la clientela ed a quelle in tema di acquisti e selezione dei fornitori.
In particolare quanto ai rapporti di appalto, di approvvigionamento ed in genere di forniture di beni o servizi è fatto obbligo ai dipendenti di:

osservare le procedure interne per la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori;
non precludere ad alcuna azienda fornitrice in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura del Gruppo adottando nella selezione criteri di valutazione oggettivi secondo modalità dichiarate e trasparenti;
ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti del Gruppo in termini di qualità, costo e tempi di consegna;
utilizzare nella misura maggiore possibile, nel rispetto delle leggi vigenti, prodotti e servizi forniti da Imprese del Gruppo a condizioni competitive;
osservare e far osservare le condizioni contrattualmente previste;
mantenere un dialogo franco con i fornitori;
portare a conoscenza dei propri superiori gerarchici problemi insorti con i fornitori.

Quanto invece ai rapporti con i clienti, è fatto obbligo ai dipendenti di:

osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

n) Partecipazione alle gare
In occasione della partecipazione a procedure di gara, occorre:

agire nel rispetto dei principi dì correttezza, trasparenza e buona fede;
valutare, nella fase di esame del bando di gara, la congruità e l’eseguibilità delle prestazioni richieste;
fornire tutti i dati, le informazioni e le notizie richieste in sede di selezione dei partecipanti e funzionari all’aggiudicazione della gara;
qualora si tratti di gare pubbliche, intrattenere, con i pubblici funzionari incaricati, relazioni chiare e corrette, evitando qualsiasi comportamento idoneo a compromettere la libertà di giudizio dei funzionari competenti.

In caso di aggiudicazione della gara, nei rapporti con la committenza occorre:

garantire lo svolgimento dei rapporti negoziali e commerciali in modo chiaro e corretto;
garantire il diligente adempimento degli obblighi contrattuali.

o) Tutela del Capitale sociale e dei creditori
Uno degli aspetti centrali che qualificano eticamente la condotta di GPP è costituito dal rispetto di principi di comportamento intesi a garantire l’integrità del capitale sociale, la tutela dei creditori e dei terzi che instaurano rapporti con GPP, e, in genere, la trasparenza e la correttezza dell’attività di GPP sotto il profilo economico e finanziario.
Con riferimento alla formazione del bilancio, GPP considera la veridicità, correttezza e trasparenza della contabilità, dei bilanci, delle relazioni e delle altre comunicazioni sociali previste dalla legge e dirette ai soci o al pubblico, principio essenziale nella condotta degli affari e garanzia di equa competizione. Ciò esige che siano approfondite la validità, l’accuratezza, la completezza delle informazioni di base per le registrazioni nella contabilità.
Conseguentemente, non è consentito alcun occultamento di informazioni né alcuna rappresentazione parziale o fuorviante dei dati economici, patrimoniali e finanziari da parte del management e dei soggetti sottoposti alla loro direzione e controllo. Pertanto, tutti i collaboratori sia interni che esterni impegnati nel produrre, processare, contabilizzare tali informazioni sono responsabili della trasparenza dei conti e dei bilanci di GPP. Ogni operazione avente rilevanza economica, finanziaria o patrimoniale deve avere una registrazione adeguata e per ogni registrazione vi deve essere un adeguato supporto documentale, al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e consentano di individuare chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.
Per ogni operazione è comunque conservata un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta in modo da consentire:

l’agevole registrazione contabile;
l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
la ricostruzione accurata dell’operazione anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

GPP esige dal personale ampia dedizione affinché i fatti di gestione e le operazioni poste in essere nel corso delle proprie attività siano rappresentati in contabilità correttamente e tempestivamente.
Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.

p) Controllo e trasparenza contabile
I destinatari si impegnano a far sì che gli atti relativi alla gestione di GPP siano rappresentati in maniera corretta e veritiera nella contabilità di GPP
Tutte le operazioni compiute sono ispirate ai seguenti principi:

massima correttezza gestionale;
completezza e trasparenza delle informazioni;
legittimità sotto il profilo sostanziale e formale;
chiarezza e veridicità dei riscontri contabili secondo le norme vigenti.

La documentazione contabile deve corrispondere ai principi sopra citati e deve essere facilmente rintracciabile, nonché ordinata secondo criteri logici.
In ogni caso i pagamenti aziendali da corrispondere dovranno essere esclusivamente commisurati alla prestazione e alle modalità indicate nel contratto e non potranno essere effettuate nei confronti di un soggetto diverso dalla controparte contrattuale.

q) Antiriciclaggio
GPP e tutti i dipendenti non devono essere implicati o coinvolti in operazioni che possono comportare il riciclaggio di proventi criminali o illeciti nell’interesse o a vantaggio di GPP.
GPP persegue l’obiettivo della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone tutti gli strumenti idonei a contrastare i fenomeni del riciclaggio e della ricettazione.
Inoltre, GPP garantisce il rispetto dei principi di correttezza, trasparenza e buona fede nei rapporti con tutte le controparti contrattuali, anche se facenti parte dello stesso Gruppo.
Al fine di garantire la trasparenza e la correttezza delle transazioni commerciali, il personale è tenuto ad adottare gli strumenti e le cautele opportune.
In particolare, GPP impone l’obbligo di:
1) redigere in forma scritta – con l’indicazione dei contenuti e delle condizioni economiche pattuite – gli incarichi conferiti ad eventuali aziende di servizi e/o persone fisiche che curino gli interessi economico/finanziari di GPP;
2) assicurare, da parte delle funzioni competenti, il controllo della avvenuta regolarità dei pagamenti nei confronti di tutti le controparti nonché di verificare la coincidenza tra il soggetto al quale è intestato l’ordine e il soggetto che incassa le relative somme;
3) effettuare il controllo dei flussi finanziari aventi ad oggetto i rapporti (pagamenti/operazioni infragruppo) con le società del Gruppo;
4) rispettare diligentemente i requisiti minimi fissati e richiesti ai fini della selezione dei soggetti offerenti i beni e/o servizi che GPP intende acquisire;
5) fissare i criteri di valutazione delle offerte sulla base dell’attendibilità commerciale e professionale dei fornitori e dei partner nonché di richiedere ed ottenere tutte le informazioni necessarie;
b) garantire la massima trasparenza in caso di conclusione di accordi/joint venture finalizzate alla realizzazione di investimenti.

3. COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE

GPP si impegna a garantire una puntuale diffusione interna ed esterna del Codice Etico tramite:
1) diffusione a tutti i componenti degli organi sociali e al personale;
2) la libera consultabilità dello stesso presso la Segreteria Generale;
3) l’ausilio nell’interpretazione e nel chiarimento delle disposizioni in esso contenute;
4) l’adozione di sistemi di verifica e training circa l’effettiva comprensione ed osservanza dello stesso.
Con riferimento ai terzi, GPP provvede

a informare tali soggetti circa gli impegni e gli obblighi imposti dal presente Codice
a consegnarne una copia
a richiedere ai soggetti terzi le autorizzazioni allo svolgimento delle loro attività secondo la normativa vigente (nazionale e comunitaria), pena l’interruzione o la non concretizzazione di qualsiasi rapporto contrattuale.

4. RISPETTO DEL CODICE ETICO

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale dei doveri che incombono sugli organi sociali e sul personale del Gruppo, nonché parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai terzi.